Kafkasya Forumu’nun tüm üyelerinin en az birinde görev almakla yükümlü olduğu Proje Grupları, Diaspora ve Kafkasya’nın siyasal, toplumsal ve akademik ihtiyaçları temel alınarak oluşturulur ve alan örgütlenmelerinin düzenlediği genel kurullarda onaylanarak faaliyete geçerler.

Kafkasya Forumu’nun faaliyetleri ve karar alma süreçleri proje gruplarının inisiyatifinde gerçekleştirilmektedir. Katılımcılık ve gönüllülük ilkeleriyle oluşturulan proje grupları çıktılarını Kafkasya Forumu’nun kendisi ve kamuoyuyla paylaşırlar.

Kafkasya Forumu alan örgütlenmeleri, istikrarlı bir faaliyet ve iletişim mekanizmasının sağlanabileceği bölge, şehir veya yaşam alanlarında, kendi içinde projeler geliştirip koordinasyonunu sağlamak üzere oluşturulur.

Düzenli genel kurullar veya haftalık düzenli toplantılar aracılığıyla proje grubu oluşturma, lağvetme yetkisine sahip olan alan örgütlenmeleri ağırlıklı olarak koordinasyon, fikir alış verişi, öneri oluşturma ve benzeri fonksiyonlarıyla çıktıları Kafkasya Forumu’nun iç işleyişine yöneliktir.

Proje gruplarının ve alanların ürettiği çıktılar, Diasporaların ve Kafkasya’nın gündemine ilişkin haberler, yazılı ve görsel tüm yayınlar Kafkasya Forumu’nun web sitesinde yayınlanır. Web sitesindeki yayın İngilizce ve Türkçe olarak yapılır.

Kafkasya Forumu kamuoyuna ulaşmak için sosyal platformları etkin olarak kullanmaktadır. Şu anda en yaygın olarak kullanılan platformlardaki Kafkasya Forumu sayfaları:

Her proje grubunun kendi iş planını koordine ve takip ettiği bir mail platformu bulunur. Grubun işleyiş kriterleri proje grubunun ihtiyacına göre tarif edilir.

Mail grubu, Kafkasya Forumu’nu doğrudan ilgilendirdiği düşünülen gelişmeler, KF onayına ihtiyaç duyan açıklamalar ve çağrılar amacıyla kullanılır.

Genel Kurul düzenlemek için yeter sayı ve projenin olmadığı alanlarda haftalık toplantılar düzenlenir. Toplantıların niteliği gerçekleştiren alan tarafından belirlenmiştir.

Her 3 ayda bir düzenlenen ve tüm gün sürmekte olan Genel Kurul gündemi toplantıdan iki hafta önce belirlenir. Her toplantıda bir sonraki toplantının koordinatörü belirlenirken koordinatörün görevleri, proje gruplarıyla ilişkiye geçerek yapacakları sunuma dair ayrıntılı bilgi almak, toplantı gündemini Kafkasya Forumu mail grubuna ulaştırmak, toplantı esnasında sunumlara eşlik etmek ve Genel Kurul çıktılarını Kafkasya Forumu’na ulaştırmaktır.